Nos offres d'alternance

En tant qu'alternant Assistant Secrétaire, vous serez amené à assurer diverses missions administratives liées aux processus d’inscription, de réinscription, ainsi qu’à la gestion quotidienne des dossiers des élèves et des relations avec les familles. Vos missions principales incluront :

Gestion des préinscriptions et inscriptions :

Paramétrage des préinscriptions et inscriptions sur la plateforme Charlemagne
Vérification des dossiers de candidature (pièces justificatives, informations fournies par les familles)
Organisation des rendez-vous d’inscription avec les familles et les directeurs adjoints (DA)
Gestion des échanges avec les familles (téléphone, mail) et suivi des dossiers (courriers de refus, listes d’attente)
Relance des familles en retard dans le processus d’inscription
Réinscriptions :

Ouverture et suivi de la campagne de réinscription
Paramétrage des dossiers et suivi des affectations de classes et d’options
Relais d’informations entre les familles et les différents services internes (comptabilité, direction, etc.)
Suivi des listes des élèves en réinscription et des situations particulières (comportement, finances)
Suivi administratif :

Gestion des appels téléphoniques et des emails entrants, distribution des messages aux services concernés
Suivi des départs d'élèves en cours ou en fin d’année, gestion des documents administratifs (EXEAT, inscriptions annulées)
Mise à jour des dossiers sur Charlemagne et remontées SIECLE pour vérifier la conformité des données
Gestion de la cantine et des transports :

Création et gestion des cartes de cantine (remplacement en cas de perte ou de changement de classe)
Aide aux familles pour l’inscription aux transports scolaires, gestion des incidents et suivi des dossiers sur PEGASE
Gestion des bourses et autres dossiers :

Transmission des informations relatives aux bourses, suivi des dossiers de demande (vérification des pièces, envoi sur SIECLE)
Envoi d’accusés de réception et suivi des boursiers

en charge de la gestion administrative de TPE/PME (courrier, saisie comptable, rapprochements bancaires, saisie des devis et factures clients, suivi des règlement clients, divers

Nous sommes à la recherche d’un(e) étudiant(e) préparant un master dans le domaine de la comptabilité, curieux et dynamique pour agrandir notre équipe, à partir de septembre 2024.

1. Gestion administrative :

- Facturation : Émission, suivi des factures et traitement des paiements.
- Relation avec les fournisseurs : Demandes de devis, réception des factures et transmission au service comptable.
- Suivi des remboursements : Gestion et traitement des remboursements.

2. Gestion logistique :

- Gestion des commandes : Commande des fournitures nécessaires au bon fonctionnement de nos écoles et de l’organisme de formation.

3. Communication :

- Inscription aux ateliers : Création des formulaires d'inscription pour les ateliers de vacances et transmission aux parents.
- Réponse aux mails : Gestion quotidienne de la messagerie, en lien avec les clients et les partenaires.

4. Tâches variées :

- Gestion des rendez-vous
- Visite des établissements : Accompagnement et suivi des visites.
- Pointage comptabilité : Vérification et suivi des dépenses.

Extime Duty Free Paris est une marque qui fait vivre à ses clients une expérience de shopping unique grâce à de nombreux experts métiers, dans les 160 boutiques des aéroports de Roissy Charles de Gaulle et d’Orly.
Extime Duty Free Paris propose des concepts Retail performants et expérientiels sur l’ensemble des catégories de produits : alcool, parfums et cosmétiques, tabac, mode et accessoires, électronique, confiserie et épicerie fine.
Le correspondant RH intervient en support de la gestion des ressources humaines du périmètre. Il ou elle construit les plannings, assure l’intégration et le suivi administratif des collaborateurs.
Il ou elle interagit au quotidien avec les fonctions support de l’organisation (HRBP, formation, paie)
Il ou elle applique les recommandations des Team leaders, Managers et Terminal Manager en matière de planning, formation, intégration, immersion …
Le correspondant RH est rattaché au Terminal Manager du périmètre.
Intégration :
Le correspondant RH organise l’intégration des nouveaux collaborateurs embauchés sur le périmètre : construction du planning, affectation d’un parrain, préparation du dossier d'intégration (checklist)
Mail de confirmation d'arrivée aux services support.
Rappel de la date de fin de période d’essai au Team Leader et au Terminal manager
Planning et gestion des temps :
Le correspondant RH prépare les plannings sous la supervision des managers du périmètre. Tous les aménagements de plannings sont à la main des Terminal managers et Team leaders.
Elle ou il valide les évènements : CP, RTT, … dans Zadig des collaborateurs après validation du Terminal manager.
Le correspondant RH corrige les écarts temps dans Zadig sur la base des informations transmises par les Team leaders.
Le correspondant RH échange avec les gestionnaires paie pour les questions relatives aux contrats de travail et à la gestion des temps.
Il ou elle commande les uniformes SDA via l’assistante Logistique.
Il ou elle fixe les rendez-vous de visite médicale dans le planning, en lien avec les HRBP.
Suivi administratif :
Le correspondant RH prépare la liste des collaborateurs éligibles aux challenges, en fonction des temps de présence.
Elle ou il remet les feuilles de récupération de gifts et fait signer les feuilles d’émargement.
Elle ou il relance les collaborateurs devant transmettre leurs documents administratifs au service paie.
Le correspondant RH prévient les services concernés des sorties d’effectif.
Elle ou il assure le suivi et fait des rappels sur la fin de validité des titres de circulation aéroportuaire, qui restent de la responsabilité du salarié concerné.
Il ou elle centralise et transmet les demandes d'accréditation sureté (paramétrage aux différentes portes)
Il ou elle met à jour le tableau d'affichage obligatoire.
Inscription aux formations :
Le correspondant RH réceptionne et communique le planning de formation à venir aux Terminal manager et Team Leader.
Il ou elle assure les inscriptions aux formations sur demande du Team Leader.

Stratégie financière : Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la stratégie financière de l’association.
• Gestion budgétaire : Élaborer, piloter et suivre le budget prévisionnel de l’association.
• Analyse financière : Suivre les actions budgétaires avec les responsables d’activités, analyser les écarts et proposer des solutions.
• Reporting : Produire des indicateurs clés, des tableaux de bord, et assurer la conformité fiscale et légale de l’association.
• Comptabilité analytique : Gérer la comptabilité analytique par projet et collaborer avec le cabinet comptable.
• Appels d’offres : Participer à la réponse aux appels d’offres pour assurer le financement de nos projets.

Recherche alternant motivé ayant de l'expérience en cabinet comptable pour réaliser de manière autonome la saisie comptable de TPE de différents secteurs d'activité et souhaitant évoluer sur des travaux à valeur ajoutée qui lui seront confiés.

poste base a antony ou dans le 45 en teletravail

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
· Accueillir physiquement les rendez-vous.
· S’assurer de la disponibilité des produits auprès de la logistique
· Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
· Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
· Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
· Etablir des devis pour certaines demandes entrantes et le suivi de l’avancement de ces affaires
· Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
· Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
· Point d’entrée pour les clients
· Participation à d’éventuels évènements commerciaux

MISSIONS : En concertation avec la chargée de mission qui vous accompagnera et sera votre tutrice :
1) Organiser et animer les actions d’ouverture au monde sur les 2 territoires concernés :

• Organisation des ateliers et sorties (Proposition, planification, réservation, logistique…)
• Mobilisation des enfants et des jeunes par le biais des familles
• Accompagnement et/ou animation des activités/ateliers
• Mise en place de partenariats avec des structures culturelles
• Recrutement d’animateurs bénévoles


2) Être co-responsable de l’antenne de Evry-Courcouronnes :

• Recrutement de bénévole
• Mise en place et suivi des binômes enfants - mentors

3) Être en appui des besoins des antennes sur :

• La gestion de certaines plateformes de recrutement des bénévoles
• L’animation et l’organisation de stands à des forums bénévoles
• Support à la coordination du projet orientation.
• Le suivi administratif et l’exploitation de la base de données